[21.2] - Beschrijven
Het beschrijven of metadateren is de actie die we uitvoeren om het object met metadata te verrijken. Metadata is informatie die je aan een object kan toekennen, zoals een beschrijving, een datum van creatie, een locatie, maar ook volledig op maat aangemaakte velden, afhankelijk van je vereisten. Door het toekennen van metadata kan een object eenvoudig en snel terug opgezocht worden. De onderliggende pagina’s geven meer uitleg over de mogelijkheden waarop je kan beschrijven in Mediahaven 2.0.
Bepaalde informatie wordt bij het opladen van bestanden automatisch gewonnen uit de metadata (bv. locatie, fotograaf, …), andere metadata wordt manueel ingevoerd. De manueel ingevoerde metadata wordt bepaald aan de hand van de gekozen classificatie en zijn onderliggende profielen.
Op de afbeelding hieronder geven we nog even het onderscheid weer tussen een metadata veld, een profiel en een classificatie. Onder de afbeelding lichten we elk onderdeel nog specifieker toe.
Classificatie
De classificatie (in voorgaande versie ook ‘Module’ genoemd) is een verzameling van profielen die gebruikt wordt om een bepaald type content te beschrijven. Denk bijvoorbeeld aan technische items die andere metadata kunnen/moeten bevatten dan items die we voor marketing doeleinden willen gebruiken.
Vanuit Zeticon worden in samenspraak met de klant de verschillende classificaties achterliggend geconfigureerd. De gebruiker die items aan het opladen is of een collectie aan het aanmaken is, dient een classificatie te kiezen waartoe de items of de collectie zal behoren.
Classificatie kiezen bij het opladen van items:
Het systeem zal een pop-up venster tonen waarin de gebruiker één van de beschikbare* classificaties kan kiezen. Na het kiezen van de classificatie worden de items opgeladen en verwerkt en kan de gebruiker de items beschrijven volgens de toegekende classificatie.
*Bij het aanmaken van classificaties worden ook de rechten tot die classificatie bepaald. Hiervoor wordt ook gebruik gemaakt van gebruikersgroepen. Je kan als organisatie dus zelf bepalen welke gebruikersgroepen toegang hebben tot welke classificaties.
Classificatie kiezen bij het aanmaken van een collectie:
Bovenaan het scherm kan de gebruiker één van de beschikbare classificaties kiezen. Na het kiezen van de classificatie worden de correcte profielen en metadata velden getoond en kan de gebruiker de collectie beschrijven.
Enkele regels omtrent het gebruik van de classificaties:
Een object kan slechts met één classificatie beschreven worden.
De classificatie van een item of een collectie kan niet gewijzigd worden.
Wanneer je een item dat beschreven is met classificatie A toevoegt aan een collectie met classificatie B zal het item automatisch onder de classificatie B vallen.
Bij de upgrade zal Zeticon een basis classificatie aanmaken. Deze classificatie bevat enkele profielen met standaard metadata velden zoals titel, beschrijving, trefwoorden, … . Voor onze bestaande klanten voegen we er steeds een extra profiel aan toe met de klant specifieke metadata velden. Indien er wijzigingen nodig zijn in de volgorde of velden van de classificatie kan dit steeds via onze support helpdesk aangevraagd worden. Bij het opzetten van een nieuwe organisatie wordt steeds een workshop metadata aangeboden waarin de wensen en noden omtrent classificaties besproken worden.
Profielen
De profielen (in vorige versie ook “extensies” genoemd) kunnen gebruikt worden om de classificatie aan te vullen met specifieke metadata die enkel binnen de organisatie van de klant van toepassing is. Denk bijvoorbeeld aan een intern project- of inventarisnummer, een dropdown met alle woonkernen binnen de stad of gemeente, ... .
Vanuit Zeticon worden in samenspraak met de klant de verschillende profielen achterliggend geconfigureerd. Daarnaast worden ze ook steeds aan een classificatie gekoppeld. De gebruiker dient enkel de gekoppelde profielen tijdens het beschrijven van een object in te vullen.
Metadata velden
De metadata velden bevatten de werkelijke informatie die we aan het object toegekend hebben.
Vanuit Zeticon worden in samenspraak met de klant de verschillende metadata velden achterliggend geconfigureerd. Daarnaast worden ze ook steeds aan een profiel gekoppeld. Voor elk metadata veld worden steeds volgende zaken bepaald:
Wat is het label van het veld? (bv. Titel)
Wat is de help tekst die bij het veld getoond moet worden? (Bv. Geef het object een correcte naam.)
Welke type veld is het? (Bv. een vrij tekst veld, een multi-select, een dropdown, een checkbox, …)
Is het veld verplicht in te vullen?
Moet het veld via de algemene zoekbalk doorzoekbaar zijn?
Moet het veld via het uitgebreid zoeken doorzoekbaar zijn?
Moet het veld beschikbaar zijn als filter?
Wordt het veld overgeërfd van de collectie?
De gebruiker dient enkel de nodige metadata velden in te vullen tijdens het beschrijven van een object.